Objekte (Gebäude/Liegenschaften) sind das Herz des Reinigungsbetriebs. Jedes Objekt gehört optional zu einem Kunden.
Kunden anlegen
Administratoren legen Kunden unter Sites mit Neuer Kunde an:
- Name (Pflicht)
- Ansprechpartner — Name, E-Mail, Telefon (optional)
- Kunden lassen sich archivieren, wenn die Geschäftsbeziehung endet. Abgeschlossene Arbeiten bleiben erhalten.
Objekt anlegen
Administratoren legen Objekte mit Neues Objekt an:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Bezeichnung des Objekts, z. B. „Nordbahnhof 3" |
| Kunde | Optionale Zuordnung zu einem Kunden |
| Adresse | Strassenanschrift des Objekts |
| Zeitzone | IANA-Zeitzone, z. B. Europe/Berlin — steuert Servicetag und Einsatzzeiten |
| Servicefenster (von/bis) | Uhrzeiten, in denen gereinigt wird |
| Anweisungen | Freitext-Hinweise für die Belegschaft |
| Ansprechpartner | Name und Telefon für Rückfragen vor Ort |
| Zugangshinweise | Wem man sich bei Zugangsproblemen meldet (keine Codes!) |
Wichtig: Keine Tür-Codes, Alarm-PINs oder Schlüsseltresor-Codes in HansaChat hinterlegen. Das Objekt-Feld „Zugangshinweise" ist dafür da, die zuständige Person zu benennen — nicht Geheimnisse zu speichern.
Beim Anlegen wird der Ersteller automatisch Supervisor des Objekts. Weitere Supervisoren werden im Reiter Team zugewiesen.
Zu jedem Objekt legt HansaChat zwei private Kanäle an: Objekt … für die Unterhaltung des Objektteams und Aushänge … für Aushänge der Objektleitung (siehe Aushänge-Kanäle). Die Mitglieder ergeben sich aus dem Objektteam.
Bereiche
Große Objekte lassen sich in Bereiche unterteilen (z. B. „3. OG Büro", „Sanitär EG"):
- Name, Etikett/Etage und eigene Anweisungen.
- Checklisten-Schritte können einem Bereich zugeordnet sein.
- Bereiche werden archiviert, nicht gelöscht — laufende Verweise bleiben erhalten.
Team zuweisen
Im Reiter Team eines Objekts:
- Rollen:
Supervisor(Objektleitung) oderWorker(Reinigungskraft). - Gültig ab (optional): Zuteilung beginnt zu einem Stichtag, z. B. beim Einstieg.
- Zuteilung beenden: Der Zugang zum Objekt (inklusive Kanäle) endet sofort; bereits erledigte Arbeiten bleiben mit Autor erhalten.
- Ein Objektwechsel eines Mitarbeiters ist ein Vorgang mit Historie: Wer wann von wem zugewiesen wurde, bleibt nachvollziehbar.
Fotos
Der Reiter Fotos zeigt alle Fotos, die im Kanal Objekt … gepostet wurden — neueste zuerst, nach Tagen gruppiert, mit Person und Uhrzeit. Niemand muss Fotos von Hand ablegen: Wer im Objekt-Chat ein Foto schickt, hinterlegt es damit am Objekt.
- Ein Klick auf ein Foto öffnet es groß; Im Chat ansehen springt zur Nachricht.
- Den Text zum Foto sehen Sie in Ihrer Lesesprache, wenn eine Übersetzung vorliegt.
- Wird die Nachricht gelöscht, verschwindet das Foto auch am Objekt. Fotos aus dem Aushänge-Kanal erscheinen hier nicht.
- Die Fotos sehen alle Personen mit Zugang zum Objekt und Administratoren — auch ohne Mitgliedschaft im Kanal.
Dokumente
Im Reiter Dokumente legen Supervisoren Objekt-Dokumente ab (z. B. Leistungsverzeichnisse, Sicherheitsunterlagen):
- Upload über den bestehenden Datei-Upload (gegen das Workspace-Speicherlimit).
- Titel und Gültig ab-Datum; gleiche Titel werden automatisch als neue Version (1, 2, 3 …) geführt.
- Dokumente sehen nur Personen mit aktiver Objekt-Zuteilung; der Download prüft die Berechtigung bei jedem Abruf.
Archivieren
Archivierte Objekte verschwinden aus der laufenden Arbeit: Einsatzpläne werden gestoppt, geplante Einsätze enden. Historie und Nachweise bleiben für Administratoren erhalten.