Zeiterfassung in der Gebäudereinigung: Pflicht nach § 17 MiLoG

Kurz gesagt (Stand: 19. Oktober 2026): Reinigungsbetriebe müssen für alle gewerblichen Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag, und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Grundlage ist § 17 Mindestlohngesetz in Verbindung mit § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Bei Verstößen sind Bußgelder bis 50.000 € möglich.

In kaum einer Branche ist Zeiterfassung so mühsam wie in der Gebäudereinigung: viele Teilzeitkräfte und Minijobber, Einsätze früh morgens oder abends, mehrere Objekte am Tag und oft keine Stempeluhr vor Ort. Gleichzeitig gehört die Gebäudereinigung zu den Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ausdrücklich nennt und in denen der Zoll den Mindestlohn kontrolliert. Dieser Beitrag erklärt, was das Gesetz verlangt und wie Sie es im Alltag sauber umsetzen.

Wer muss Arbeitszeiten aufzeichnen?

Nach § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) müssen zwei Gruppen von Arbeitgebern die Arbeitszeit aufzeichnen:

1. Arbeitgeber, die geringfügig Beschäftigte (Minijobber nach § 8 Abs. 1 SGB IV) beschäftigen, in jeder Branche;
2. Arbeitgeber in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, und zwar für alle Beschäftigten.

Das Gebäudereinigungsgewerbe steht in § 2a Abs. 1 Nr. 6 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Für Reinigungsbetriebe gilt die Aufzeichnungspflicht deshalb für Vollzeit, Teilzeit und Minijob gleichermaßen. Sie gilt entsprechend für Entleiher, denen Reinigungskräfte überlassen werden. Für Minijobs in Privathaushalten (§ 8a SGB IV) gilt sie nicht.

Für die Branchenmindestlöhne der Gebäudereinigung enthält § 19 Arbeitnehmer-Entsendegesetz eine gleichlautende Pflicht.

Was genau aufgezeichnet werden muss

Das Gesetz verlangt für jeden Arbeitstag drei Angaben:

Die Dauer ist die tatsächliche Arbeitszeit ohne Pausen. Wer Pausen nicht mit aufschreibt, kann die Dauer später kaum belegen. Eine bestimmte Form schreibt § 17 MiLoG nicht vor: Papier, Tabelle oder App sind möglich.

Was zur Arbeitszeit gehört, regelt für gewerbliche Beschäftigte der Rahmentarifvertrag der Gebäudereinigung: Die Arbeitszeit beginnt und endet an der Arbeitsstelle. Die direkte Wegezeit zwischen mehreren Arbeitsstellen ist wie Arbeitszeit zu vergüten, wenn zwischen dem Ende der einen und dem Beginn der nächsten Arbeitsstelle bis zu drei Stunden liegen. Fahrten zwischen Objekten gehören also in die Aufzeichnung.

Fristen und Aufbewahrung

• Aufzeichnen: spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Tag der Arbeitsleistung. Ein Stundenzettel, der erst am Monatsende ausgefüllt wird, ist für die ersten drei Wochen des Monats zu spät.
• Aufbewahren: mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.
• Bereithalten: Die für eine Kontrolle nötigen Unterlagen müssen im Inland und in deutscher Sprache bereitliegen (§ 17 Abs. 2 MiLoG), auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort der Beschäftigung.
• Ausweis: Beschäftigte in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz müssen bei der Arbeit einen Personalausweis, Pass oder ein Ersatzpapier mitführen und dem Zoll auf Verlangen vorlegen.

Was bei Verstößen droht

Kontrolliert wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Die Bußgelder stehen in § 21 MiLoG:

Fehlende Aufzeichnungen sind dabei nicht nur selbst ein Verstoß. Ohne sie lässt sich bei einer Prüfung auch kaum nachweisen, dass der Mindestlohn für jede Stunde gezahlt wurde.

Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeit

Wer Arbeitszeiten erfasst, sieht auch, ob das Arbeitszeitgesetz eingehalten ist:

• Pausen (§ 4 ArbZG): mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Pausen können in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden.
• Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG): werktäglich acht Stunden, bis zu zehn Stunden nur mit Ausgleich auf durchschnittlich acht Stunden innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen.
• Ruhezeit (§ 5 ArbZG): mindestens elf Stunden ohne Unterbrechung zwischen zwei Arbeitstagen. Das betrifft gerade Kräfte, die abends ein Büro und am nächsten Morgen früh ein anderes Objekt reinigen.

Unabhängig vom Mindestlohngesetz hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen.

Typische Fehler in Reinigungsbetrieben

• Sollzeiten statt Ist-Zeiten: Der Dienstplan sagt, wann gearbeitet werden soll. Aufzeichnen müssen Sie, wann tatsächlich gearbeitet wurde.
• Stundenzettel am Monatsende: Die Sieben-Tage-Frist ist dann für die meisten Tage verpasst.
• Wegezeiten vergessen: Fahrten zwischen zwei Objekten sind nach dem Rahmentarifvertrag in der Regel Arbeitszeit.
• Minijob-Grenze übersehen: Bei 15,00 € Stundenlohn und 603 € Verdienstgrenze im Jahr 2026 bleiben rechnerisch gut 40 Stunden im Monat. Einspringen für kranke Kolleginnen und Kollegen kann die Grenze schnell überschreiten.
• Korrekturen ohne Spur: Das Gesetz schreibt kein Änderungsprotokoll vor. Bei einer Prüfung hilft es aber sehr, wenn nachvollziehbar ist, wer eine Zeit wann und warum geändert hat.

So erfasst HansaChat die Arbeitszeit

HansaChat für Reinigungsfirmen enthält eine Zeiterfassung, die für genau diese Pflichten gebaut ist:

• Ein Tipp pro Buchung: Unter Mein Tag tippen Reinigungskräfte auf Arbeitsbeginn, Pause und Feierabend. Die App zeigt, wie lange heute gearbeitet wurde und wie lange Pause war.
• Ohne Empfang: Im Keller oder Treppenhaus speichert das Handy die Buchung mit der getippten Uhrzeit und überträgt sie, sobald wieder Netz da ist.
• Ohne GPS: Erfasst werden nur Zeiten, kein Standort und keine Fotos.
• Sieben-Tage-Frist im Blick: Fehlt ein Arbeitsende, zeigt die App die verbleibende Frist. Ein vergessener Feierabend lässt sich mit Begründung nachtragen.
• Nachvollziehbare Korrekturen: Die Objektleitung korrigiert Zeiten der Reinigungskräfte in ihren Objekten, immer mit Begründung. Jede Änderung landet mit altem und neuem Wert im Änderungsprotokoll, das durch Prüfsummen gegen nachträgliche Änderungen gesichert ist.
• Hinweise statt Automatik: Die App markiert zu kurze Pausen, mehr als zehn Stunden Arbeit, zu kurze Ruhezeiten, die überschrittene Sieben-Tage-Frist und die Minijob-Grenze. Sie ändert keine Zeiten von selbst.
• Export und Aufbewahrung: Stundenzettel gibt es als PDF und CSV. Die Zeiten werden zwei Jahre aufbewahrt und danach automatisch gelöscht, mit Hinweis 60 Tage vorher.

Für die gesetzeskonforme Aufzeichnung bleibt der Arbeitgeber verantwortlich. Alle Einzelheiten stehen in der Anleitung Arbeitszeiten und Zeiterfassung. Den aktuellen Stundenlohn für jede Lohngruppe finden Sie in der Tariflohn-Tabelle 2026.